Zeitmanagement-Methoden: Gib deinem Leben mehr Fokus

Ein Meeting hier, ein Treffen mit Freunden da und natürlich darf die Familie nicht zu kurz kommen – wer in seinem Leben all seine Termine erfolgreich wahrnehmen möchte, benötigt gute Zeitmanagement-Methoden. Denn in der modernen Gesellschaft ist das Chaos zur Normalität geworden.

Es ist nahezu nicht möglich, seine Prioritäten ohne Techniken des Zeitmanagements zu organisieren. Vor lauter wichtiger Nachrichten und Prio-Aufgaben verlieren wir schnell den Überblick über das, was wirklich zählt.

Doch wie kann man es schaffen, mit der schnelllebigen Welt Schritt zu halten? Wir wollen uns gemeinsam mit dir einige Zeitmanagement-Techniken anschauen, die dir helfen, dein Leben zu organisieren und dir deine Zeit besser einzuteilen.

Pomodoro, Eisenhower oder GTD – bestimmt hast du schon einmal von einer dieser Abkürzungen gehört. Was erst einmal wie eine Fremdsprache klingt, ist aber eigentlich die Bezeichnung von Methoden des Selbst- und des Zeitmanagements, die dir helfen, deine Erfolgsgeschichte – egal, ob beruflich oder privat – voranzutreiben.

Wir nehmen dich mit auf eine Reise in die verschiedenen Zeitmanagement-Methoden und finden die, die zu dir passt!

Bekannt und bewährt: die klassischen Zeitmanagement-Methoden

Zwei der bekanntesten Techniken des Zeitmanagements sind sowohl die Pomodoro-Technik als auch die Eisenhower-Matrix. Bei der Pomodoro-Technik wird klassischerweise mit einem Timer gearbeitet, der für dich die Pomodori, die Arbeitsintervalle, im Auge behält. In der Regel arbeitet man intensiv 25 Minuten lang, bevor eine fünfminütige Pause erfolgt. Nach vier Arbeitsintervallen legt man eine längere Pause von etwa 30 Minuten ein. So bleibst du fokussiert und konzentriert.

Die Eisenhower-Matrix arbeitet mit der Kategorisierung von Aufgaben. Jeder Aufgabe wird eine Priorität zugeschrieben. Die Bezeichnungen der Priorität lauten wie folgt:

• Dringend und wichtig,
• Wichtig, aber nicht dringend,
• Dringend, aber nicht wichtig und
• Weder dringend noch wichtig.

Durch die Priorisierung deiner Aufgaben kannst du dich besser auf das Wesentliche fokussieren, was die Entscheidungsfindung bezüglich der Aufgabenauswahl erleichtert. Aufgaben mit der Priorität eins werden zuerst bearbeitet, während Priorität-vier-Aufgaben warten können.

Ebenfalls bekannt und beliebt ist die To-do-Liste, die häufig Anwendung mit der Zwei-Minuten-Regel findet. Auch die altbekannte Liste zählt als Zeitmanagement-Methode. Eine To-do-Liste schafft dir einen schnellen Überblick über alle anstehenden Aufgaben, die du ergänzend priorisieren kannst. Dadurch arbeitest du effizienter. Wichtig ist, dass du die Liste schriftlich festhältst. Die Zwei-Minuten-Regel bedeutet in diesem Kontext, dass du Aufgaben, die du innerhalb von zwei Minuten abarbeiten kannst, sofort in Angriff nimmst und dich dann dem Größeren widmest. 

Methoden des Zeitmanagements: Akronyme, so weit das Auge reicht

Hast du schon einmal von der ABC-Methode für das Zeitmanagement gehört? Vielleicht ist dir auch die ALPEN-Methode oder GTD ein Begriff. All diese Methoden gelten als effektive Strategien für ein gutes Zeitmanagement. Besonders Mentoren verwenden gerne Akronym-Methoden in Seminaren, um Zeitmanagement zu lehren und dich zu bereichern.

Die GTD-Methode, die für Getting Things Done steht, wurde von David Allen entwickelt. Hierbei werden Aufgaben in einem speziellen System organisiert und verwaltet. Dafür musst du fünf Schritten folgen: der Sammlung, der Verarbeitung, der Organisation, der Ausführung und der Überprüfung. Die Methode gibt dir die Möglichkeit, dich auf das Relevante zu fokussieren, wodurch du Stress und Ablenkung vermeiden kannst.

Eine weitere Zeitmanagement-Methode ist ALPEN. Nein, hierbei handelt es leider nicht um einen schönen Urlaub, sondern um eine Zeitmanagement-Technik, deren Akronym genau die Schritte beschreiben, die für eine gute Zeiteinteilung notwendig sind:

• A steht für Aufgaben notieren,
• L steht für Länge schätzen,
• P steht für Pufferzeit einplanen,
• E steht für Entscheidungen treffen und
• N steht für Nachkontrolle durchführen.

Bei der ALPEN-Methode ist jedoch ein hohes Maß an Flexibilität und Disziplin notwendig, um auch gegen unvorhergesehene Ergebnisse gewappnet zu sein. In den Büchern von Tobias Beck kannst du lernen, wie du mit Stress, Überlastung und den Herausforderungen des Lebens umgehen kannst. Sie dienen dir als hilfreiche Ratgeber für effektive Zeitmanagement-Methoden.

Im ABC-Zeitmanagement wird ebenfalls eine Priorisierung der Aufgaben vorgenommen. Manchmal findest du die Methode auch unter der Bezeichnung ABCDE-Methode. Die Buchstaben stehen für die Dringlichkeit einer Aufgabe:

• A: Höchste Priorität
• B: Mittlere Priorität
• C: Geringe Priorität
• D: Delegierbar
• E: Eliminierbar

Durch die Einteilung mit den Buchstaben profitierst du von einer systematischeren Herangehensweise an die Aufgaben. Die Zeitmanagement-Methode reduziert unnötige Beschäftigung mit unwesentlichen Dingen, wodurch du effektiv deine Produktivität erhöhen kannst.

Unkonventionellere Zeitmanagement-Methoden

Zwei eher unbekannte Methoden wollen wir dir nicht verheimlichen. Oder hast du schon einmal von der Eat-the-Frog-Methode gehört? Brian Tracy, ein amerikanischer Autor, entwickelte diese Zeitmanagement-Methode, um bei der Bearbeitung von Aufgaben vom Gefühl der Erleichterung zu profitieren, wenn der unangenehme Teil geschafft ist. 

Das bedeutet, dass bei dieser Technik unbeliebte Aufgaben zuerst abgearbeitet werden. Dadurch vermeidest du Prokrastination und kannst ganz nach dem Prinzip „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“ arbeiten, was sich positiv auf deine Motivation auswirkt.

Benannt nach seinem Erfinder Ivy Lee beschäftigt sich die Ivy-Lee-Methode mit den wichtigsten Aufgaben für die nächsten Tage. Schreibe dir am Ende des Tages jeweils sechs Aufgaben auf, die unbedingt am nächsten Tag abgearbeitet werden müssen. Bei dieser Zeitmanagement-Methode arbeitet man Schritt für Schritt das Tagespensum ab. Aufgaben, die man nicht schafft, werden auf den nächsten Tag auf die erste Position der Liste übertragen. 

Welche Zeitmanagement-Technik zu dir passt, ist ganz von deiner Persönlichkeitsstruktur abhängig. Mit innovativen Persönlichkeitstests kannst du leicht herausfinden, wo deine Stärken und Schwächen liegen und dementsprechend deine Zeitmanagement-Methode auswählen.

Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig, um seinen Aufgaben gerecht zu werden und zum anderen, um deine psychische Gesundheit zu pflegen – denn dauerhafter Stress, Druck und Prokrastination können dich krank machen und langfristig deine Produktivität und Motivation beeinflussen.

Du möchtest mehr über Zeitmanagement-Methoden lernen? Dann folge uns gerne auf Instagram (@tobias_beck_official)!